La Asociación de Archivistas en la Función Pública Argentina (AFPA) vuelve a manifestarse respecto de las potencialidades, limitaciones y desafíos que nos propone la Administración Electrónica, esta vez, a partir de la nota publicada por el diario Clarín, del 26 de julio en donde se señala que “La administración porteña se despide del papel y digitaliza documentos públicos acumulados durante más de un siglo”.
En dicha nota, funcionarias y funcionarios de la administración de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires, son citados para ponderar los supuestos beneficios de una digitalización masiva de documentos y cómo esto redundaría en agilidad administrativa, acceso y transparencia; garantía de perdurabilidad y acceso a los documentos en el futuro y ahorro en recursos económicos en espacio de almacenamiento; mencionando que el proyecto permite “reciclar 2 toneladas de papel al año”, por lo que se deduce que los “expedientes de los ministerios, legajos de empleados, de docentes, historias clínicas de hospitales y de pacientes, planos de obras públicas y de habilitaciones, libros de educación, títulos de estudio secundario, actas de nacimiento, matrimonio y defunción, entre otros documentos acumulados a través de las décadas” serán destruidos.
Por si hiciera falta repetirlo, lo repetimos: la creciente informatización de las Administraciones (muy por detrás de la velocidad con que lo hace la sociedad en su conjunto) brinda posibilidades únicas para la agilización de la administración, la implementación de políticas de transparencia activa y rendición de cuentas. Con diseño de gestión documental y datos estructurados, se pueden implementar mecanismos de publicación y análisis de información clave.
Los y las archivistas no estamos en contra de la Administración electrónica, al contrario, la promovemos, insistiendo en la necesidad de incorporar la perspectiva archivística que permita contar con documentos auténticos, fiables, íntegros y accesibles por el plazo que sea necesario, para el cumplimiento de la triple función social de los archivos (historia, memoria institucional y ejercicio de derechos individuales y colectivos).
Por ello, es nuestro deber ético profesional llamar la atención respecto a que: si hay “acumulación de papeles” es porque no se han aplicado los criterios mínimos y básicos de gestión documental y administración de Archivos y, en particular, procesos de evaluación documental: despapelizar empieza por eliminar (con criterio archivístico) los documentos que se deben eliminar porque carecen de valor permanente, garantizando que los recursos de guarda se destinan a la conservación de los que deben conservarse.
Luego, estamos convencidas y convencidos de la importancia de la mirada ecológica, pero, también lo estamos de que hay otras alternativas a la destrucción de documentos, que no pongan en jaque a la posibilidad de construir historia, sostener la memoria institucional y permitir el ejercicio de derechos individuales y colectivos basado en documentos con plena validez no sólo jurídica.
Ahora bien, los términos vertidos en la nota (exclusivamente ligados al reemplazo de documentos en papel por sus imágenes digitalizadas y no a la creación de documentos electrónicos nativos…previa reingeniería de procesos) nos hacen preguntarnos, básicamente tres cosas:
a) ¿qué sucede cuando la validez del documento está anclada en su soporte? Por ejemplo, la necesidad de contrastar con pericias caligráficas y/o análisis de tintas un acta de nacimiento que, de cumplirse lo señalado en la nota, una vez digitalizada sea eliminada, ¿cómo se efectiviza un derechos tan esencial y fundamental como es el de la identidad, si no se puede someter a pericias el documento en el cual se asienta? Está claro que la digitalización puede acelerar trámites, está claro que un documento digital se puede autenticar mediante firma digital…pero también está claro (por lo menos para los y las archivistas) que un documento autenticado no es un documento auténtico. ¿Qué sucede cuando la información histórica del documento está anclada en la materialidad de su soporte?
b) ¿Cuáles son las garantías que ofrece el Gobierno porteño sobre la perdurabilidad en el tiempo de entornos tan evanescentes… algo que en el resto del mundo está siendo objeto de análisis y prudentes avances?
c) ¿cuánto tardaremos en entender que “lo digital también ocupa lugar”? claro, no ocupa el mismo tipo de lugar, pero ocupa lugar, que podrá ser más barato en términos de unidad (“el storage es cada vez más barato” se jactan tecnólogos soberbios; “pero si cada vez necesito más storage, cada vez necesito más dinero” respondemos humildemente). Y otra cuestión: mantener documentos digitales auténticos, fiables, íntegros y accesibles en el tiempo es mucho…MUCHO más que storage.
En síntesis, la Administración electrónica eficiente requiere de un equilibrio entre las perspectivas tecnológica, normativa y archivística. Los desafíos que plantea tienen respuestas, y éstas (algunas provisorias, claro) señalan un camino de donde podemos sacar mucho provecho…pero, así como se expresa en la nota, vamos a perder más de lo que vamos a ganar, como Administración y como sociedad.
