En estos días se cumplen 26 años de la adopción de ISAD(G) —aprobada por el Consejo Internacional de Archivos en Estocolmo, en septiembre de 1999—. Conmemoramos este acontecimiento no solo como un hito técnico, sino como una oportunidad para reflexionar sobre cómo hacemos accesible y comprensible el patrimonio documental que custodiamos. Porque en nuestras prácticas hay decisiones profesionales que definen el futuro del acceso.
¿Qué es la descripción archivística?
La descripción archivística es el proceso mediante el cual les archivistas identificamos, analizamos y registramos la información esencial sobre los documentos y conjuntos documentales, con la finalidad de hacerlos comprensibles, permitir la recuperación de su información y volverlos accesibles. Es una tarea antecedida por procesos previos como la identificación y clasificación, ya que tiene la función esencial de contextualizar los documentos: explicar quién los produjo, por qué, cuándo, cómo se relacionan entre sí y qué significan dentro de su entorno. Para sistematizar estas tareas, el Consejo Internacional de Archivos desarrolló distintas Normas de Descripción como la ISAD(G), ISAAR (CPF), ISDF e ISDIAH.
¿Qué es la ISAD(G)?
La ISAD(G) —Norma Internacional General de Descripción Archivística— es la norma de descripción archivística aplicable a los fondos, secciones, series y unidades documentales.
Propuesta por el Consejo Internacional de Archivos (ICA), la norma ofrece un marco estructurado de reglas y elementos descriptivos para los documentos de archivo -sin distinción de soporte- permitiendo su identificación, explicando su contexto de producción y facilitando la recuperación de información de su contenido.
¿Por qué es importante usarla?
Es una herramienta que les archivistas tenemos para hacer más comprensibles y accesibles los documentos.
Posibilita el acceso a los documentos, facilitando su recuperación y permitiendo el intercambio de información entre las instituciones que preservan documentación.
Al ser un estándar de descripción y estructurar la información sobre el contenido, forma y contexto de producción de los documentos de archivo, es la base para definir esquemas de metadatos que posibilitan la interoperabilidad entre instituciones, sistemas y/o redes.
¿Tiene críticas?
Como todo estándar, a veces la herramienta de descripción resulta demasiado rígida para ser aplicada o deben completarse campos de información que no siempre son evidentes. Por ejemplo, los documentos de archivo no siempre tienen un título, por lo que el archivista debe aportar uno.
¿Quiénes la usan?
La mayoría de los Archivos del mundo realizan descripciones siguiendo esta normativa. Su aplicación no requiere una inversión en grandes tecnologías ni un gasto elevado en recursos.
Pero, ojo! usar la normativa ISAD(G) no siempre garantiza la adopción de la perspectiva archivística. No alcanza con describir documentos en ISAD(G) para ser un buen archivista.
Recordemos que la descripción es la etapa del tratamiento archivístico posterior a la identificación y clasificación, por lo que si no realizamos estas tareas previamente podemos caer en graves errores que se verán reflejados en la descripción.
¿Y qué viene ahora?
La primera versión de la norma fue publicada en 1994. La segunda edición —la versión vigente y universalmente adoptada— fue aprobada por el Comité de Normas de Descripción del Consejo Internacional de Archivos (ICA) en su reunión de Estocolmo, Suecia, celebrada del 19 al 22 de septiembre de 1999.
Hoy el Consejo Internacional de Archivos promueve la adopción de un nuevo modelo de descripción «Record in Context» (RiC) que integra las normas de descripción tradicionales en un nuevo diseño orientado al avance tecnológico posibilitando nuevos modos para la representación, acceso, uso, preservación e interoperabilidad de la información archivística
Reglas que propone la norma para la descripción multinivel:
■ Descripción de lo general a lo particular,
■ Información pertinente para cada nivel de descripción,
■ Vinculación de las descripciones,
■ No repetición de la información.
