En una nota periodística del pasado 18 de marzo la Municipalidad de General Pueyrredón anunciaba como logro destacado el “reciclaje” de 7100 expedientes en soporte papel. La descripción de la gesta abundó de terminología que se ha vuelto frecuente en los últimos 15 años a la hora de referir a la eliminación de documentación: modernización, despapelización, digitalización, optimización, sustentabilidad.
Detrás de la valoración positiva que estas palabras tienen, sólo esconden o justifican las mismas viejas y malas prácticas en evaluación documental: urgencia, frecuencia de uso, antigüedad, volumen, selección pieza por pieza, falta de espacio, digitalización sustitutiva. La reconstrucción del proceso de trabajo mediante el cual eliminaron la documentación en cuestión muestra una absoluta ausencia de los pilares esenciales de un proceso de evaluación documental basado en buenas prácticas.
Pero, ¿de qué hablamos cuando hablamos de «Evaluación Documental»?
La Evaluación Documental es una tarea dentro del tratamiento archivístico que consiste en analizar y determinar los valores primarios y secundarios de series documentales, establecer sus plazos de guarda en función de la vigencia administrativa y la guarda precaucional, determinar las condiciones de acceso de la administración y de los administrados a la documentación, considerando las disposiciones legales y las limitaciones prácticas y aplicar la disposición final (guarda permanente o eliminación) sobre la documentación que haya cumplido sus plazos de guarda, en función de su valor secundario.
La Evaluación Documental debe ser parte fundamental de un sistema de gestión documental con perspectiva integral que se proponga, por un lado, conservar documentos auténticos, fiables, íntegros y accesibles por el tiempo que conforme las disposiciones legales puedan ser requeridos por la misma institución productora, organismos de control internos y externos, y los ciudadanos; por otro lado, propiciar la guarda permanente de la documentación que una vez cumplidos sus plazos de guarda se haya determinado que tiene valor secundario, eliminando de manera segura aquella documentación que, una vez cumplidos sus plazos de guarda, sea inútil conservar por carecer de dicho valor.
Nada de todo lo mencionado asoma en el propagandístico artículo, donde no se profundiza en los criterios utilizados para valorar, seleccionar y disponer de los documentos. Solo se recupera un discurso oficial lleno de consideraciones economicistas en términos de tiempo, espacio y ahorro, olvidando que la administración pública debería apuntar a imperativos de eficiencia, transparencia y apego a las normas, cumpliendo en ella el trabajo de archivo con una triple función social: preservación de la memoria de las instituciones, garantía de derechos, servicio a la investigación científica.
