En un nuevo aniversario del natalicio de Manuel Vázquez, archivista argentino y referente teórico de la evaluación documental, Andrés Pak Linares, presidente de AFPA y especialista en este proceso archivístico, comparte algunas nociones básicas.
La evaluación documental no es para cualquiera
Por Andrés Pak Linares
La evaluación documental, junto a la clasificación y el acceso son el trípode crítico de la gestión documental, lo que no deja dudas sobre la urgencia y el profesionalismo con que debe encararse el proceso.
La evaluación supone:
■ Identificación, captura y clasificación previa, cimientos archivísticos que permitirán llevar a buen puerto el proceso de evaluación, en forma integral para toda la institución.
■ Requiere conocer la actividad, el procedimiento y la tipología documental que da origen a la serie documental/datasets que vamos a evaluar, así como su relación con otras series/datasets que produce la institución.
En el proceso se analizan valores (primarios y secundarios) y se establecen tanto plazos de vigencia y guarda precaucional como la disposición final (guarda permanente o eliminación) cuando éstos se cumplen.
El plazo primario es aquel por el cual los documentos/datos deben estar disponibles para su utilidad administrativa, la rendición de cuentas y los controles internos y externos de la institución productora.
Si luego de ese plazo la serie/datos contiene información exclusiva y excluyente que permita conocer el pasado, la mejora institucional o el ejercicio de derechos imprescriptibles, debe conservarse en forma permanente.
No se evalúa por antigüedad, por uso, por pieza documental, con criterios museológicos, bibliotecológicos, historiográficos ni ningún otro que no sea archivístico dentro de un equipo interdisciplinario.
