En 2016 se sancionó el Decreto 1131/2016, que implementó el Sistema de Gestión Documental Electrónica (GDE) en la esfera de la Administración Pública Nacional.
La iniciativa se presentó como un paso hacia la eficiencia y la transparencia. Pero la experiencia mostró otra cosa: aplicar sistemas informáticos de gestión documental sin una mirada archivística sólo contribuye a generar nuevos problemas.
Desde AFPA aprovechamos esta oportunidad para compartir algunas reflexiones sobre los núcleos problemáticos que presentan las iniciativas de gestión documental electrónica cuando no integran la perspectiva archivística desde el inicio.
Los riesgos de la digitalización sin evaluación documental
Digitalizar todo no es modernizar:
La verdadera modernización empieza con una gestión inteligente del ciclo de vida documental, identificando valores y plazos de guarda de las series documentales.
Sin esta evaluación documental, la digitalización sólo traslada los problemas del papel al servidor, incrementando los costos y obstaculizando la gestión y el acceso.
Los riesgos para la preservación a largo plazo
La digitalización masiva puso en manos de la firma digital la garantía de autenticidad y fiabilidad. Pero la tecnología estándar, aplicada también a nativos digitales, no es longeva.
La falta de un plan de preservación digital pone en riesgo la autenticidad, fiabilidad, integridad y acceso futuro a los documentos electrónicos.
Sin políticas de preservación digital con perspectiva archivística en el entorno digital, la gestión a largo plazo es un objetivo imposible.
Sin clasificación ni metadatos, no hay acceso
Sin subsistemas archivísticos esenciales (de identificación, clasificación, registro y metadatos) los documentos se vuelven inaccesibles.
La falta de metadatos contextuales impide la recuperación funcional de los documentos, afectando, además, su autenticidad, fiabilidad e integridad.
La gestión documental no se mide por cuántos documentos se generan, sino por las condiciones en que se conservan y gestionan.
Los riesgos del tratamiento por pieza documental
El sistema de GDE prioriza la conservación de “piezas” aisladas, “interesantes”, desvinculadas de su contexto de producción y de las series a las que pertenecen.
Definir qué se conserva no puede basarse en criterios individuales o coyunturales: requiere una autoridad técnica que determine el valor secundario y garantice la triple función social de los archivos.
¿Qué podemos hacer desde los Archivos ante los desafíos de la e-Administración?
Modernizar no es reemplazar papel por bits. Es garantizar que los documentos sean auténticos, fiables, íntegros y usables como fuentes para la historia, la memoria y los derechos.
Para conocer la experiencia del Departamento de Archivo Intermedio del Archivo General de la Nación (AGN/DAI), te invitamos a leer la ponencia presentada por Andrés Pak Linares en el marco del III Seminario Latinoamericano de Legislación Archivística, organizado por la Universidad Estatal a Distancia (UNED) y celebrado en Costa Rica en 2017:
“El Sistema de Gestión Documental Electrónica (GDE) y la Evaluación documental. El rol y las acciones del Archivo General de la Nación de Argentina”
El artículo aborda los desafíos y transformaciones que enfrentó el Archivo General de la Nación de Argentina (AGN) a partir de la implementación en 2016 del Sistema de Gestión Documental Electrónica en la Administración Pública Nacional.
Se centra en las problemáticas relacionadas con la evaluación documental en el entorno digital, destacando cómo la introducción del GDE puso en crisis el rol tradicional del AGN como autoridad archivística responsable de determinar el valor secundario de los documentos.
El texto analiza las tensiones entre la lógica tecnocrática de la modernización administrativa y la perspectiva archivística basada en estándares internacionales, y describe las acciones emprendidas por el Departamento Archivo Intermedio (DAI) del AGN para incidir en la normativa, promover buenas prácticas de gestión documental y reafirmar la importancia de integrar criterios archivísticos en la e-Administración.
